В днешната динамична корпоративна среда, невидимите разходи могат бързо да се натрупат. Един от най-често пренебрегваните, но значими разходи е свързан с ежедневния печат в офиса. Излишните копия, неефективното използване на консумативи, неуправляемите принтери и липсата на ясна стратегия за отпечатване водят до сериозно натоварване върху бюджета.
В следващите редове ще ви представим 10 доказани стъпки за оптимизация, които не само ще спестят средства, но и ще повишат общата ефективност на вашия екип.
Анализирайте текущото състояние на печата във вашия офис
Преди да се предприемат мерки, е важно да се разбере къде точно възникват ненужните разходи. Не става въпрос само за цената на хартията, а за цялостния процес – от подадената команда за печат, до вземането на документа от тавата на принтера.
Оценете колко страници се отпечатват седмично, кои офис екипи генерират най-много файлове за печатане и какви цветове и формати се използват. Тази първоначална оптимизация ще ви даде реална представа за текущото натоварване и ще помогне при формирането на устойчив план за действие.
Внедрете смарт стратегии: 10 съвета за намаляване на разходите за печат
Контролът над разходите за печат не е резултат от едно действие, а от съвкупност от интелигентни, устойчиви и практични решения. Ето 10 стратегии, които работят.
-
Използвайте двустранен печат
Задайте настройки за автоматичен двустранен печат във всички принтери. Това намалява използването на хартия с до 50% и ускорява работния процес. -
Настройте чернови и сиви тонове по подразбиране
За вътрешни документи, които не изискват перфектно качество, активирайте режим "Draft" и „Black & White“ (сиви тонове) отпечатване. Това удължава живота на консумативите. -
Използвайте по-икономични шрифтове и оптимални полета
Шрифтове като Garamond или Century Gothic използват по-малко мастило. Комбинирайте ги със стеснени полета, за да съберете повече съдържание на по-малко страници. -
Ограничете печата по потребителски квоти
Интегрирайте софтуер за контрол на печатането, който дава възможност за задаване на месечни квоти на служителите и проследяване на навиците им. -
Използвайте съвместими или рециклирани консумативи
Качествените съвместими консумативи са икономична алтернатива на оригиналните. Избирайте сертифицирани продукти. -
Инвестирайте в енергийно ефективни принтери
Изберете модели, които се изключват автоматично при неактивност и използват по-малко електроенергия при натоварване. Това има ефект и върху сметките за ток. -
Разделете принтерите според функцията и натоварването
Не е необходимо всеки служител да има личен принтер. Централизираната система намалява ненужното отпечатване и спестява от консумативи. -
Използвайте облачни решения и дигитална документация
Заменете хартиените версии с дигитални — подписване, съхранение и одобрение могат да се правят онлайн. Това елиминира стотици излишни страници месечно. -
Периодично преглеждайте настройките и потреблението
Винаги използвайте „Print Preview“ и отпечатвайте само избраните страници, за да избегнете неволно излишно печатане. Извършвайте месечен одит на всички принтери. Проверете настройките, броя отпечатаните страници, честотата на смяна на консумативите. -
Обучете екипа за устойчиви практики
Създайте култура на осъзнато печатане. Разяснете кога печатът е необходим и кога не.
Всяка от тези стъпки може да изглежда незначителна сама по себе си, но в комбинация те изграждат една мощна система за оптимизация, която ограничава разходите и спестява ресурси.
